Внедрение Битрикс24 в Хабаровске

Коробка у всех одинаковая, а работает она по-разному. Отличие появляется там, где систему подгоняют под реальный ритм компании: под три недели транзита, под смену на объекте, под то, что партнёр отвечает, когда офис уже закрыт. Дальше – не пересказ возможностей Битрикс24, а перечень развилок, на которых мы вместе с заказчиком решаем, каким будет его портал.

РОСТСАЙТ ведёт проекты с 2011 года в 79 городах страны. Сайты, реклама и чат-боты делаются той же командой, поэтому портал стыкуется с настоящими источниками обращений, а не стоит отдельно. Лицензия оплачивается вендору напрямую и в смету работ не входит.

Кто в Хабаровске чаще всего заказывает портал

Заказчики сводятся к четырём типам. Транспорт и склады вокруг железной дороги и реки: экспедиторы, таможенные представители, компании, которые растаможивают пришедший в Хабаровск контейнер и развозят груз по региону. Производство с длинным циклом и тендерной частью – подрядчики судостроительных и машиностроительных заводов, переработка леса, нефтехимия. Строительство и поставка материалов, где активный сезон занимает семь-восемь месяцев, а зимой идут подготовка и проектирование. И торговля с китайскими поставщиками – от оптовой базы до сети магазинов. У каждой группы своя причина, по которой типовая воронка из коробки не подходит.

Откуда обращения попадают внутрь

Входящие у местных компаний размазаны по суткам неровно: поставщик из-за границы пишет в мессенджер до открытия офиса, клиент из европейской части звонит ближе к вечеру, заявка с сайта падает ночью. Поэтому первым делом каналы сводятся в одну ленту: городской номер и мобильные менеджеров через АТС с записью разговоров, корпоративная почта, диалоги в Telegram и WhatsApp, сообщения сообщества во ВКонтакте, формы сайта. Непринятый вызов не теряется – по нему создаётся обращение и напоминание на ответственного, а переписка остаётся в компании, а не в личном телефоне уволившегося сотрудника. Если часть заявок идёт из рекламы и поиска, к ним имеет смысл добавить чат-бота на первичные вопросы: ночной поток он разбирает лучше человека.

Семь часов между Хабаровском и Москвой: два расписания вместо одного

Разница со столицей в семь часов оставляет на общий рабочий день два-три часа утром по Москве. Значит, письма и задачи по контрагентам из европейской части нельзя отправлять по факту события – робот придерживает их до начала дня получателя, иначе сообщение уходит в пустоту и тонет в почте. С Китаем всё наоборот: разница в час-два, и внешние заказы выгодно ставить в работу первым делом с утра, пока у поставщика полноценный день. Календари, срок первого ответа и время рассылки сводок задаются по местному времени, а не по серверному – мелочь, из-за которой отчёт иначе приходит руководителю посреди ночи.

Карточка сделки: что дописываем под груз, лес и подряд

Из типовой карточки половина полей убирается, а нужные добавляются под конкретный товар. Импортёру требуются поставщик, номер партии, условия поставки, валюта и курс, пункт пропуска, дата готовности у производителя, статус таможенного оформления, ожидаемый приход на склад. Компании, работающей с лесом, – порода, сортимент, объём, площадка отгрузки. Рыбопереработке – вид, район промысла, срок хранения, тип упаковки. Подрядчику – объект, номер договора, этап, акт, сумма удержания.

Дальше решается, какие поля обязательны и с какого момента. Требовать всё сразу нельзя: половина обращений приходит одним сообщением в мессенджере, где нет даже имени. Проверка включается на переходе к деньгам – без реквизитов, срока поставки и точки выгрузки сделка дальше не двигается. Это же определяет качество документов: чем аккуратнее заполнена карточка, тем меньше ручной работы при выставлении счёта и сборе спецификации.

Воронка, в которой три недели занимает транзит

У компании с длинным плечом поставки этапы устроены не так, как в рознице: запрос, расчёт с доставкой, предложение, предоплата, заказ у поставщика, отгрузка, транзит, приход, выдача клиенту, окончательный расчёт. Главная стадия – транзит, у неё есть плановая дата. Дата сдвинулась – система сама ставит задачу предупредить клиента заранее, потому что молчаливый срыв срока обходится дороже любой скидки. Рядом живут короткие воронки: продажи со склада, повторные отгрузки постоянным покупателям, рекламации. Отчёты собираются из тех же полей сами собой, и первое, что видит руководитель, – на какой стадии зависают деньги.

Филиалы и площадки: структура и доступ к базе

Компании Хабаровского края редко сидят в одном офисе: производство в Комсомольске, склад в промзоне, представитель в порту, приём заявок в райцентре. Всё это заносится в структуру портала, иначе не работают ни маршруты согласования, ни отчёты по подразделениям. Права нарезаются по ролям: менеджер видит своих клиентов, руководитель направления – весь отдел вместе с записями разговоров, логист – только отгрузку и без закупочных цен, бухгалтерия – счета и оплаты. Отдельно закрывается массовая выгрузка контактов: у оптовых баз Хабаровска наработанная база стоит дороже техники и уходить вместе с сотрудником не должна. Замещение на отпуск и больничный настраивается сразу, иначе заявка неделями висит на человеке, которого нет на месте.

Что портал делает без участия менеджера

Автоматические действия вешаются на стадии и события. Обычный набор выглядит так:

• обращение уходит свободному менеджеру, срок первого ответа берётся под контроль;
• клиент получает сообщение с именем и прямым контактом ответственного;
• после отправки расчёта назначается дата возврата к сделке;
• пришла предоплата – снабжению создаётся задача разместить заказ;
• за пять дней до плановой даты прихода логист подтверждает срок у перевозчика;
• отгрузка закрыта – бухгалтерия получает задачу на закрывающие документы;
• простоявшая двое суток сделка поднимается в сводку руководителю;
• причина отказа выбирается из справочника, а не пишется свободным текстом.

Ценность не в числе роботов, а в том, что срок перестаёт держаться на памяти сотрудника – в поставках отношения с клиентом рвутся именно на сроках, а не на цене.

Документы и стык с 1С

Предложение, счёт, спецификация и договор формируются по шаблону из данных карточки, менеджеру остаётся проверить и отправить. Нестандартная отсрочка или скидка ниже порога отправляется руководителю на согласование внутрь портала, его решение сохраняется рядом со сделкой – через полгода видно, кто и почему разрешил. Если учёт ведётся в 1С, ставим двусторонний обмен: из учётной системы в портал приходят остатки и актуальный прайс, обратно уезжают выставленные счета и факт оплаты. Работа занимает около двух недель и стоит от 90 000 ₽. После неё исчезает ежедневная переписка между продажами и бухгалтерией на тему «оплатили или нет».

Работа с объекта, с вахты и из рейса

Заметная часть сотрудников здесь вообще не за компьютером: прораб на площадке, водитель в рейсе, бригада на участке где-нибудь на севере Хабаровского края. Для них портал настраивается под телефон – короткая задача с чек-листом, фото с объекта сразу в карточку, отметка о выполнении. Работа, которая продажей не является, ведётся проектами: подготовка техники к сезону, сертификация, набор людей под вахту, участие в отраслевой выставке. Повторяющиеся вещи ставятся по расписанию и не всплывают внезапно за день до срока.

Туда же складывается база знаний: регламент по сделке, инструкции по документам, условия перевозчиков, разбор частых возражений, видеозаписи обучения. Из Хабаровска специалисты регулярно уезжают на запад, и это единственный способ не терять опыт вместе с человеком.

Сколько это стоит и как идёт работа

Быстрый вариант – экспресс-запуск от 60 000 ₽ за пять рабочих дней: одна воронка, вычищенная карточка, разграниченные права, обучение отдела. Полная настройка с аудитом процессов, автоматикой, интеграциями и регламентом – от 180 000 ₽ и три-четыре недели. Считать удобнее неделями: первая уходит на разбор процессов, смету и техническое задание, вторая с третьей – на сам портал и обмен с учётом, последняя – на обучение и перенос текущих сделок. Дальше идёт месяц сопровождения, в течение которого правки бесплатны: реальная работа всегда вскрывает то, что на схеме было незаметно. Всё делается удалённо, приезжать никуда не нужно.

Если портал уже покупали и он не пошёл

Так бывает чаще, чем кажется: лицензия оплачена, сотрудники заведены, а продажи по-прежнему живут в переписке. Такое разбираем отдельно – смотрим, что уже настроено, что стоит оставить, и запускаем заново. От заказчика нужно немного: человек, принимающий решения по процессу, честный доступ к тому, как менеджеры работают на самом деле, и правило руководителя, что после запуска сделка без карточки не существует. Смежные направления собраны в разделе автоматизация бизнеса, примеры проектов – в портфолио.

Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12: разберём ваш процесс продаж, покажем портал изнутри и назовём точную смету до начала работ, а созвон назначим по Хабаровску, а не по московскому времени.