Автоматизация отдела продаж в Хабаровске: обмен данными на длинном плече
В этой статье
Когда товар едет к покупателю не три дня, а полтора месяца, отдел продаж перестаёт быть отделом переговоров. Он превращается в диспетчерскую: продавец держит в голове курс, дату отгрузки у поставщика, номер контейнера и обещание клиенту. Компании Хабаровска, закупающие партии за границей, сталкиваются с этим постоянно, и любая связка между программами здесь ценится не за красоту, а за то, что снимает с человека роль передаточного звена.
Сделка длиной в контейнер
Прежде чем что-то стыковать, полезно разложить сделку на отрезки. Каждый из них живёт в своей программе:
- запрос поставщику и его ответ с ценой партии;
- подтверждение заказа, предоплата, отгрузка со склада отправителя;
- транзит, таможенное оформление, приход на свой склад;
- отгрузка покупателю и закрытие расчётов.
Разрыв на любом из отрезков заказчик замечает не сразу, а через недели, когда исправлять уже поздно. Чем длиннее плечо, тем дороже стоит один непереданный вовремя факт.
Курс, валютный прайс и себестоимость партии
Цена закупки приходит в валюте, продаётся товар за рубли, между этими событиями проходит месяц. Пока курс подставляют руками, продавец либо режет маржу, либо отпугивает покупателя завышенной суммой. Курс должен подтягиваться автоматически, а расчёт для клиента – собираться из закупочной цены, доставки и оформления. Тогда руководитель видит доходность по партии, а не общую выручку за месяц.
Срок поставки: одна дата, которой верят все
Второе больное место – дата прихода. Обычно она существует в трёх версиях: одна у логиста в таблице, вторая в письме поставщика, третья в обещании покупателю. Связка сводит их к единственной записи в сделке, которая обновляется при изменении статуса груза. Продавец не должен звонить логисту, чтобы ответить на вопрос про сроки. Обмен со складским и бухгалтерским контуром разбирается на странице интеграции с 1С.
Расписание автоматики по местному времени
Про эту настройку забывают чаще всего, а ломается она заметно. Автоматические письма и напоминания привязаны к часовому поясу учётной записи: если его не поправить, клиент получит рассылку среди ночи, а задача продавцу поставится к концу его рабочего дня. Отдельно задаются рабочие часы для распределения обращений, иначе вечерние заявки повисают до утра без ответственного. Разница в несколько часов с поставщиками и в семь часов с центральными офисами заказчиков делает такую мелочь дорогой. У компаний, имеющих подразделения в Хабаровском крае и за его пределами, к этому добавляется распределение заявок между площадками: правило должно учитывать не только загрузку продавца, но и время суток в Хабаровске.
Переписка с поставщиком и клиентом: два разных окна
Внутренние переговоры о закупке и общение с покупателем смешивать не стоит: у них разные участники, разные сроки хранения и разные права доступа. При этом оба потока должны быть в системе, а не в личных аккаунтах сотрудников. Переписка принадлежит компании только тогда, когда идёт через рабочий канал. История закупок, оставшаяся в личном мессенджере уволившегося специалиста, стоит компании нескольких месяцев работы с поставщиком заново. Отдельно прописывается замещение: кто ведёт диалог, пока ответственный в отпуске или на больничном. В короткой сделке пауза в неделю почти незаметна, в длинной она сдвигает всю цепочку и отодвигает приход партии на следующий рейс.
Отказы, которые проявляются на второй партии
На первой сделке всё обычно работает. Дальше вскрывается:
- поставщик прислал прайс с другими колонками, и загрузка легла;
- появилось второе юрлицо, а правила расчётов остались от первого;
- курс перестал обновляться, никто этого не заметил месяц;
- ошибки обмена нигде не фиксируются, поломку находят по претензии.
Поэтому в проект сразу закладывается журнал обмена и назначается человек, который в него смотрит.
Порядок сумм и что смотреть в прайсе
Пять рабочих дней и 55 000 ₽ уходит на экспресс-настройку воронки, неделя и 60 000 ₽ – на сведение всех каналов заявок в одно окно. Стоимость остальных узлов зависит от количества связок и разобрана по позициям в разделе цен, там же указаны условия сопровождения.
Расскажите, из чего складывается ваша сделка и сколько она идёт по времени, – предложим схему обмена и очерёдность работ. Звоните +7 (901) 417-22-12, созвон подберём под удобный вам час; другие способы связи собраны на странице контактов.
